10 osvědčených tipů na úsporu provozních nákladů

04.01.2017

Provozní náklady stále rostou, je proto potřeba je držet na uzdě. A to i z toho důvodu, že právě ony určují míru ziskovosti vaší firmy. Proto byste jim měli alespoň jednou ročně věnovat náležitou pozornost a pohlídat si, aby se z nich nestala černá díra, v níž budou den co den mizet vaše těžce vydělané peníze. 

Provozním nákladům je dobré věnovat pozornost právě teď, kdy se daří ekonomice a firmy hlásí růst. V takové situaci se snadno zapomíná na slabiny, které nás pak zbytečně stojí tisíce a tisíce korun. Aby firma ušetřila, nemusí si nutně utahovat opasky jako v letech hospodářské krize, kdy se náklady škrtaly plošně, a někdy to mělo na výkony jednotlivých podniků dokonce i negativní dopad. Když šetřit, tak jen na pravých místech. A uvědomte si, že šetřit nemusí nutně znamenat omezovat se.

1. Hardware

Projděte se po firmě a udělejte si revizi IT vybavení. Počítače a další podobné vybavení starší čtyř nebo pěti let si zaslouží výměnu. Nejde jen o to, že starší přístroje jsou energeticky náročnější, ale také o to, jak firmě vydělávají. Parametrem pro stanovení životního cyklu by měla být ve skutečnosti cena IT služby, která je na zařízení provozována. Ne vždy tomu ale tak bývá, protože cenu IT služby většina firem nevyčísluje, říká Jan Gerhart ze společnosti Infinity.

Že vám vaše stará tiskárna pořád dobře slouží a není důvod ji měnit? I tak byste se měli podívat po nové, výkonnější. Například technologie tuhého inkoustu dokáže dramaticky snížit cenu barevného tisku ve třech čtvrtinách jeho objemu, protože umožňuje použití zcela obyčejného papíru pro vysoce kvalitní barevný tisk. Navíc nabízí možnost tisknout dokumenty s doplňkovou barvou za cenu černobílých tisků. A pokud ji skutečně nechcete měnit, ušetřete tak, že své zaměstnance naučíte tiskárnu správně používat. Nejčastější chybou ze strany zaměstnanců firem je nedostatečná znalost funkcí používaných zařízení. To pak v případě tiskáren vede k nadměrnému tisku špatně formátovaných stránek.

2. Software

V dnešní době není potřeba investovat do softwarového vybavení. To už je dnes volně dostupné, a často dokonce v kvalitě srovnatelné nebo i vyšší, než nabízí placené služby. Nulové nebo výrazně nižší náklady na jejich používání jsou jasným argumentem. Nebudete potřebovat vlastního IT specialistu starajícího se o serverovnu, na případné problémy si stačí někoho najmout a zaplatit jen za odvedenou práci. Cloud už dávno neslouží jen velkým firmám, jeho výhody jsou velkým přínosem i pro malé firmy.

Vyplatí se například investovat do školení, kde se dozvíte, jaké služby právě frčí a čím vám mohou být prospěšné. Za všechny zmiňme široce rozšířený Google Drive, díky kterému budete mít neustále a odkudkoli přístup ke svým fotkám, videím a dalším souborům. Pokud se věnujete marketingu, zkuste třeba Canvu, nástroj na tvorbu grafiky. A e-shopisté určitě využijí třeba Hojtar, což je program sledující kroky návštěvníků vašeho webu. I ten je v základu zdarma. Myslete na to, že u služeb, které jdou velmi rychle dopředu, je lépe je pronajímat a neustále obnovovat, než si je nakoupit a snažit se na nich pracovat co nejdéle, aby se investice vrátila. Je to jako s leasingem a operativním leasingem u aut.

3. Vozový park

Vlastnictví automobilu každý měsíc něco stojí. Pokud se budeme bavit o provozních nákladech, pak je dobré udržovat vůz v co možná nejlepším stavu. Jízdu prodražují třeba už jen podhuštěné pneumatiky. Podle hesla "důvěřuj, ale prověřuj" se zaměřte na služební cesty. Až pětina všech ujetých kilometrů s nimi totiž nemá nic společného. Vyplatí se proto investovat do monitoringu. Moderní přístroje jsou schopny zaznamenávat dokonce i polohu pedálu akcelerace, tedy jak moc řidič dupe na plyn. Je prokázáno, že i u obchodních zástupců, kteří jezdí slušně, se dá změnou chování za volantem ušetřit až půl litru pohonných hmot na 100 kilometrů, komentuje Eva Habrnálová ze společnosti NAM systém.

Zvažujete-li pořízení nového vozu, zjistěte si podmínky operativního leasingu. Už dávno neplatí, že je to alternativa jen pro velké firmy s velkým vozovým parkem. Vyplatit se může i v případě pořízení jednoho auta. Základní balíčky zahrnují i povinné ručení a další pojistky. I ty je samozřejmě vhodné jednou za čas probrat a případně přejít k výhodnějšímu produktu či pojišťovně. Jednou z možností snížení nákladů na provoz firemních aut je také využití tankovacích karet. Ve srovnání s bankovní kartou je kromě výhodného tankování a slev na mýtném výhodou až měsíční odklad úhrady faktur, což výrazně vylepšuje cash-flow, říká Ondřej Pavlík z DKV Euro Service.

4. Energie

Náklady za energie patří v každé firmě k těm zásadním. Věnujte proto úsilí analýze spotřeby jednotlivých energií v reálném čase. Díky tomu odhalíte nepotřebné odběry a zamezíte zbytečnému plýtvání. Celkový potenciál úspor v optimalizovaných firmách se odhaduje okolo 20 procent. Budete-li do firmy pořizovat nové spotřebiče, věnujte pozornost jejich energetickým štítkům, které udávají informace o spotřebě energie. U nejpoužívanějších spotřebičů se vyplatí investovat do nejekonomičtější energetické třídy. V kancelářích se také vyplatí používat notebooky místo stolních počítačů. Laptopu totiž stačí jen 15 procent energie, která je zapotřebí na provoz stolního počítače. I drobné výdaje mohou ve svém součtu znamenat pěknou sumu, kupujte proto úsporné žárovky nebo LED diodové osvětlení. Ceníky dodavatelů energií se mění, aspoň jednou za dva roky proto udělejte revizi a žádejte výhodnější smlouvu nebo změňte dodavatele.

5. Banky

Vyplatí se využívat ty bankovní produkty, které vám o peníze pečují a ne vás o ně připravují. Při výběru banky sáhněte po takové, která si nestrhává poplatky za vedení účtu a řadu operací, jako jsou třeba příchozí nebo odchozí platby. Banky nabízejí produkty šité na míru podnikatelům, které jsou výhodnější než klasické účty. Češi jsou proslulí svou věrností k bankám. Proč ale zůstávat u takové, která vás ročně připraví o několik tisíc korun, když můžete mít ten samý servis zcela zdarma?